會(huì)議管理：提高企業(yè)效率重要手段

 

  張獻(xiàn)忠/文

會(huì)議是企業(yè)管理的一種手段，有著重要的示范效應(yīng)和傳導(dǎo)效應(yīng)。會(huì)議的效率往往決定和影響著企業(yè)的管理效率和經(jīng)營(yíng)效果，同時(shí)，它還對(duì)健康向上的企業(yè)文化形成具有重要的推動(dòng)作用。

毋庸諱言，現(xiàn)實(shí)工作中由于以會(huì)議代替工作、以會(huì)議代替執(zhí)行現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而導(dǎo)致企業(yè)工作執(zhí)行不到位、責(zé)任不落實(shí)、失誤不追究事件時(shí)有發(fā)生。究其原因，這是長(zhǎng)期以來人們對(duì)會(huì)議成本意識(shí)缺失管理的一種疾病，更是企業(yè)管理浮躁現(xiàn)象的一種體現(xiàn)。一寸光陰一寸金，在現(xiàn)代社會(huì)中，由于競(jìng)爭(zhēng)的嚴(yán)酷性和環(huán)境的復(fù)雜性，時(shí)間對(duì)身負(fù)企業(yè)發(fā)展重任的企業(yè)高級(jí)管理人來講更顯得寶貴。企業(yè)為解決現(xiàn)實(shí)中存在的一些**重要、**突出的管理和經(jīng)營(yíng)問題，通過開會(huì)的形式匯聚管理層的思想和智慧、形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和意志，繼而進(jìn)行步調(diào)一致的行動(dòng)，無疑是必須和必要的。但是，如果企業(yè)把有關(guān)人員集中起來，頻繁地開會(huì)，**終又議而不決、決而不行，甚至行而無果，那么會(huì)議的成本就太昂貴了，這就像魯迅先生所說的無異于謀財(cái)害命。

因此，加強(qiáng)會(huì)議管理、提高會(huì)議效率非常重要，它是提高企業(yè)管理效率的一個(gè)重要手段，我們有必要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)研究，加以認(rèn)真對(duì)待。筆者認(rèn)為，對(duì)企業(yè)來講，不同的會(huì)議應(yīng)有不同的要求。對(duì)于務(wù)虛會(huì)、表彰會(huì)、研討會(huì)等筆者暫且不講，單說那些解決企業(yè)管理中存在突出矛盾和問題的會(huì)議，對(duì)于這類會(huì)議要格外予以重視和進(jìn)行要求，有必要制定基本的會(huì)議規(guī)定和流程。第一要明確會(huì)議議題。每個(gè)會(huì)議事先都要做到議題明確，議題內(nèi)容要集中，議題不能過多，內(nèi)容不要分散，這往往是會(huì)議成功的關(guān)鍵。第二要選好參加人員。必須選擇那些與會(huì)議議題有緊密聯(lián)系的人員、對(duì)解決問題有用的人員，范圍不宜過大，要體現(xiàn)關(guān)聯(lián)性和有用性，必要的時(shí)候要體現(xiàn)集思廣益性。第三要事先準(zhǔn)備。古人云“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”開會(huì)的過程往往就是“運(yùn)籌帷幄”的過程，因此，對(duì)每個(gè)參加會(huì)議的人員要提前明確告訴他們會(huì)議的議題，要求他們準(zhǔn)備發(fā)言提綱，做到有的放矢、言之有物，這是提高會(huì)議質(zhì)量和效率的核心。第四要規(guī)定發(fā)言時(shí)間。時(shí)間決定效率，要根據(jù)議題的權(quán)重，根據(jù)各個(gè)參會(huì)人員的工作關(guān)聯(lián)度，對(duì)出席會(huì)議的人員發(fā)言分別控制在10分鐘至30分鐘以內(nèi)，培養(yǎng)與會(huì)者在較短時(shí)間里輸出較大信息量的效率習(xí)慣。第四要確定節(jié)點(diǎn)。節(jié)點(diǎn)就是計(jì)劃，會(huì)議要對(duì)議題有解決的具體措施和時(shí)間要求，要服從市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)全局工作的要求，就像軍事上的每次戰(zhàn)役對(duì)關(guān)鍵戰(zhàn)斗的部署和要求一樣，為了全局必須按節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)。第五要落實(shí)責(zé)任。落實(shí)是召開會(huì)議的出發(fā)點(diǎn)，是把決策變?yōu)樾袆?dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。每次會(huì)議，必須把具體任務(wù)和節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)確無誤地落實(shí)到具體責(zé)任單位和責(zé)任人，做到不落實(shí)的會(huì)議不開。第六加強(qiáng)督辦。毛澤東同志講過，抓而不緊等于不抓。督辦是抓好會(huì)議落實(shí)的重要手段，是落實(shí)工作的關(guān)鍵途徑。對(duì)關(guān)鍵性的工作，必須盯住不放、抓住不松，直到抓出成效、達(dá)到目的為止。

總之，我們要通過不斷創(chuàng)新會(huì)議管理，做到抓準(zhǔn)矛盾，議而立決，措施得當(dāng)，行動(dòng)果斷，責(zé)任落實(shí)，督辦有力，保證效果。只有這樣才能保證會(huì)議的成效，推動(dòng)企業(yè)管理效率不斷提高。

 

 

發(fā)表于 @ 2008年07月30日 15:41:00 |點(diǎn)擊數(shù)（）

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